Fonte: MATERIALE DIDATTICO SSGRR (L'Aquila) - giugno 1991 - 1481

AUTORE: Giuseppe Sica

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Una decisione vera e propria è sempre una scelta fra alternative: modi alternativi di ottenere un certo risultato, o di raggiungere un dato obiettivo.

La presa di decisioni è dunque connessa ad un tipo particolare di problemi. I problemi di scelta.

Conviene osservare che in una situazione del genere no si può contar di trovare la risposta giusta. Se così fosse, non si tratterebbe di una situazione di alternative.

La decisione sarà solo più o meno appropriata, più o meno efficace. Il metodo da seguire in una siffatta situazione non consiste quindi nel cercare la giusta risposta ma nel puntare su una decisione potenzialmente efficace, e di controllarne la bontà mediante informazioni di ritorno (feedback).

Il prendere delle decisioni è qualcosa di intimamente connesso col realizzare delle decisioni. Sono decisioni efficaci quelle che ci portano al risultato desiderato.

La prova della bontà di una decisione non sta dunque nella risposta positiva alla domanda: "E' una decisione giusta?" ma alla domanda: "E' una decisione efficace".

Non si raggiungerà una decisione efficace se non si è adeguatamente identificato il problema che si ha dinanzi. Vale a dire che occorre individuare i diversi aspetti del problema e comprenderne le cause.

Per esempio, ogni qualvolta va presa una decisione fra diverse possibili linee di azione, occorre identificare:

l'obiettivo da raggiungere;

le diverse linee di azione che ci si propone di seguire;

le ragioni a favore di ciascuna;

la realizzabilità delle diverse linee di azione.

In parte le informazioni relative alla situazione in cui si deve prendere una decisione possono consistere in dati di fatto, ma altre è possibile che si presentino nella forma di probabilità o anche di vaghe intuizioni.

Noi disponiamo di tecniche matematiche per accertare e formulare delle probabilità, e quindi, in un certo senso, per ridurre il problema; ma è essenziale non dimenticare mai che stiamo trattando valutazioni, intuizioni, approssimazioni, ipotesi, per quanto i termini per cui sono espresse siano quantitativi e apparentemente oggettivi.

Nel determinare l'obiettivo di una decisione si deve stabilire, se possibile, a quale risultato si mira - e non soltanto in quale direzione desideriamo procedere.

Una volta stabilito il risultato, il punto di arrivo, diventa possibile formulare degli standards di cui valerci per porre a confronto le varie alternative. [...]

Gli obiettivi desiderabili ma non imperativi ci pongono dinanzi a questioni di relatività: essi sono ponderabili, con pesi relativi diversi, sicché la questione della disponibilità e dell'uso delle risorse diventa un problema di possibilità e vantaggi piuttosto che di limiti. [...]

[...] Riguardo all'uso delle risorse e del tempo nel processo di soluzione dei problemi: se si osserva ciò che succede di frequente in situazioni collettive si nota che viene dedicato poco tempo allo studio del problema, in quanto si manifesta la generalizzata tendenza a passare subito al piano della soluzione, del rimedio [...]. Se, al contrario, si focalizzano molte energie nelle precedenti fasi del processo di soluzione dei problemi, si raggiungono accordi su di esse, de ne approfondiscono tutti i possibili aspetti, al momento di decidere la parte maggiore del lavoro è svolta, la situazione è più chiara e a questo punto il processo è più fluido e il consenso più facile. Appare infatti evidente quanto sia difficile trovare l'accordo sulla soluzione di un problema se non si concorda perfettamente sulla sua definizione, o sui criteri ai quali la soluzione dovrebbe attenersi, in conclusione, fermarsi maggiormente sul problema porta a soluzioni migliori in tempi più brevi. [...]

Il collaborative problem solving si può suddividere in sei fasi:

1. percezione del problema,
2. definizione del problema,
3. analisi del problema,
4. produzione di soluzioni alternative,
5. valutazione,
6. decisione.

Di volta in volta, prima di passare ad una fase successiva è sempre opportuno esaminare a fondo quella su cui si sta lavorando accertandosi che siano stati esplorati tutti i dubbi e le difficoltà. Per quanto possa sembrare di aver esaurito il lavoro in una fase, spesso è necessario ritornarci in un momento successivo. Il problem solving non è un processo lineare ma lo potremmo definire spirali forme, nel senso che la successione delle varie fasi si ripete per spetti diversi in momenti diversi. [...]

La partecipazione è oggi oggetto di grande interesse per molti, in ogni tipo di organizzazione. Con lo sviluppo di una cultura sociale, l'idea che la maggior parte delle persone siano delle risorse passive viene sempre più rifiutata, ed è sempre più richiesta una loro attiva partecipazione nella progettazione del loro futuro. [...]

Se la partecipazione deve essere significativa, deve essere partecipazione al processo decisorio. [...]

Un'attuazione efficace è sempre una questione di ruoli individuali e di differenziazione tra quello che fanno le diverse persone coinvolte. [...]

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E' necessaria la comprensione del senso della propria attività specifica in rapporto al risultato, al processo in cui essa è inglobata e al ruolo che il processo occupa in rapporto ai fini dell'azienda. Si tende a passare, cioè, da una struttura divisionale ad un sistema d'interazione integrante supportato dalle nuove tecnologie informatiche all'interno del quale i singoli lavori parcellizzati vengono introdotti come unità fondamentali di processo in un continuum temporale. [...]

Con le nuove tecnologie si assiste al passaggio da un'attività di mansione ad una di processo. Proprio dall'esame di queste attività si delineano diversi livelli all'interno delle figure professionali. Si possono infatti distinguere tre livelli di professionalità:

1. il primo consistente in operazioni elementari finalizzate all'esecuzione di processi strettamente predeterminati;
2. il secondo costituito da operazioni automatizzate a carattere procedurale e ripetitivo vincolate da precise regole di realizzazione, ma comprendenti processi di valutazione e controllo sui modi di esecuzione dei processi;
3. il terzo si avvale di operazioni variate a carattere progettuale, improntate al controllo, alla valutazione e alla scelta dei modi di esecuzione dei processi.

Nel primo caso si avranno cioè operazioni da eseguire in dimensioni spazio-temporali definite e secondo modi di controllo formalizzati, nel secondo per azioni di controllo di processi più completi e correlazione tra diverse fasi in un ambito di previsione spazio-temporale, nel terzo operazioni improntate alla progettazione e al controllo di processi globali, alla pianificazione e al supporto alle innovazioni.

Volendo prefigurare i nuovi profili professionali degli operatori d'ufficio di una ormai prossima organizzazione del lavoro basata su processi e tecnologie integrate, si potrebbe innanzi tutto notare la progressiva eliminazione dei livelli più bassi poiché la tendenza all'automazione (specialmente in operazioni di carattere contabile-amministrativo e quindi fortemente strutturate e formalizzate) determina uno spostamento verso attività a carattere organizzativo e relazionale (concernente cioè le comunicazioni) verso cioè operazioni meno strutturate e perciò automatizzabili. [...]